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中小企业信息化的现状和存在的问题
发布时间 2013-06-27

        企业信息化建设是一项系统工程,它的产生和发展是个循序渐进的过程,是与企业原有的产权结构、组织形式、运作方式、利益格局等诸多方面的根本性变革互为基础和条件的,应用信息技术改进企业管理,实质上是一个观念创新、体制创新、机制创新的过程。每当我们讲企业信息化,我们的眼光更多地是投向大企业、大机构,因为它们有很诱人的采购额度,很广阔的市场,使得IT厂商们愿意专门为某个行业某些企业而定制行业解决方案、成立专门的服务队伍

  在我国经济构成中,中小企业占有十分重要的地位,中小企业数占全部企业数的99%,中小企业工业总产值和实现利税分别占全国的60%和40%左右;在流通领域中小企业占全国零售网点的90%以上;中小企业还提供了大约75%的城镇就业机会。在90年代以来的经济快速增长中,工业新增产值中76.7%是由中小企业创造的。目前,食品、造纸和印刷行业产值的70%以上,服装、皮革、文体用品、塑料制品和金属制品行业产值的80%以上,木材和家具行业产值的90%以上,都是中小企业的天下。

        一、企业信息化及对企业的影响

  (一)企业信息化的内涵和要求

  1.企业信息化的概述

  (1)企业信息化的内涵

  关于企业信息化的概念,国内最早出现在1997年。几年来陆续发表了许多论著,但至今并没有统一的表述。总结几年来我国企业信息化的实践和理论研究的结果,我们认为,企业信息化应该包括以下3个方面的内涵:

  ① 技术信息化 抓紧建设企业的信息基础建设,在企业内全面使用计算机、通信等现代信息技术,力求“将企业的生产过程、物料移动、事物处理、现金流动、客户交互等业务过程数字化”,这是企业信息化绝对不可缺少的。不过,这只是企业信息化的初级阶段,不能以为有了电算化就是对信息资源进行合理有效地利用了,大量使用信息技术只是实现信息花的前提和基础。

  ② 管理信息化 在企业信息化发展的初期,许多大型企业争相投入大批资金,可是并不是所以这样做的企业都成功了。究其原因,其中很重要的一点是对企业没有进行彻底的组织重建和管理变革,先进的计算机系统的是落后的组织结构和管理模式,于是人们提出了“管理变革”的主张,这就是“管理信息化”。

  ③人员信息化 在企业信息化的过程中,人们发现,企业在添置信息技术设备时也都进行了组织重建、管理变革,但仍旧有许多企业还不见成效,究其原因,是管理者观念落后的问题。

  (2) 企业信息化的发展阶段

  信息化是一个渐进的、学习的过程。企业信息化发展的速度,会随着企业的业务发展而发展,也会随着企业的管理水平和员工对信息化的提高而提高。在这个过程中,企业一方面要向企业信息化建设较为成功的企业学习,另一方面要不断地总结自己在信息化建设中的经验和教训,不断地加深对企业信息化的理解和认识。

  综合已有的企业信息化发展阶段的研究成果,企业信息化可以分为以下6个阶段:

  ① 初级阶段。企业购买了第一台计算机,企业信息第一有了数字化的存在形式。企业信息化由此开始。

  ② 单点数字化阶段。企业内某些部门开始使用计算机系统来处理数据和文件,通常是为了提高内部某项工作的效率或为了降低成本。

  ③ 单点自动化阶段。各部门之间没有联系,都是单点各自发展,不能进行电子数据的交流,没有实现较好的数据共享。

  以上3个阶段,信息技术的使用基本上处于战术层次,属于自动化和信息沟通的工具。

  ④ 联合自动化阶段。企业内部和外部都实现数据和资源的整合、优化和共享。这一时期的联合,最初可以是两个部门之间的整合,然后逐步发展为全企业各部门的联合,形成内部局域网。

  ⑤ 决策支持自动化阶段。企业的决策信息和数据进入自组织状态实现数据共享。

  ⑥ 敏捷的虚拟的企业阶段。企业实现了快速反应市场,快速整合社会资源、快速组织生产、满足市场需求。

  2.企业信息化的基本方式

  企业信息化的基本方式,主要包括“技术辅助、组织变革、管理变革、观念变革、扩容增值”5个方面。

  (1)技术辅助

  技术辅助是企业信息化中实现“信息技术化“的主要方式。这里的技术指的是“信息技术”,“辅助”说的是信息技术在企业信息化中的地位。

  (2)组织变革

  组织变革是企业信息化中实现“管理信息化”的发方式之一。它又称作“组织重建”,是管理组织重建的一部分。

  (3)管理变革

  管理变革是企业信息化中实现“管理信息化”的方式之一。包括重建工作程序、作业流程、管理目标、规章制度等的管理方面。

  (4)观念变革

  观念变革是企业信息化中实现“人员信息化”的主要方式。指的是观念创新,不能局限于技术上的创新。

  (5)扩容增值

  扩容增值是企业信息化中实现“管理信息化”的方式之一。指的是向物质产品注入信息技术,提高产品的信息含量,提高产品的附加值,达到增加企业经济效益的目的。

  3.企业信息化的原则要求

  总结企业信息化的实践,必须遵循以下原则:

  (1)三位一体原则。这是指在实施企业信息化建设项目时,必须保证企业的领导、员工和信息技术开发人员三者紧密合作、稳定一致的原则。

  (2)目标一致原则。这是指在实施企业信息化建设时,必须将信息化项目的目标与企业自身的实际需求和发展目标保持一致的原则。

  (3)更新观念原则。更新观念实际上就是观念变革。

  (4)合作相称原则。指在实施信息化建设是,必须选择好开发伙伴和供应伙伴,使合作双方和谐相称的原则。

  (二)企业信息化对企业的影响

  企业实施信息化对企业产生了很大的影响,首先使企业的管理效率大大的提高,其次企业的管理方式也发生了改变,不再是以前那种要靠人到企业各个部门去对员工进行管理。由于管理效率和管理方式发生了变化给企业带来很大的好处,从而导致企业组织结构扁平化。这使企业的竞争力不断加强,新的组织结构可以改善信息传播效率,可以激发企业成员的主动性、创造性,可以提高企业的快速反映能力。企业竞争力方式发展使企业出先了战略联盟,企业战略联盟可以降低企业交易成本,可以边外部资源为内部资源,可以提升企业价值链的效应。其次出现了虚拟企业。

  二、中小企业推行信息化的特殊性

  (一)中小企业的基本情况

  中小企业是我国社会经济发展的基础,是国民经济的重要组成部分,是推动我国经济发展的一支重要力量。但是中小企业规模小,实力弱,人才缺乏,所以实施信息化就要实施小企业实施的信息化。

  (二)企业信息化的主要范围

  如何更好地促进当前的企业信息化建设,最首要的一点就是要搞清楚,本企业搞信息化的范围究竟是什么。企业信息化是一个很广泛的概念,总的来说就是广泛利用信息技术,使企业在生产、管理等方面实现信息化。具体可以分为三个层次。

  第一层是企业在生产当中广泛运用电子信息技术,实现生产自动化。如生产设计自动化(CAD)、自动化控制、智能仪表、单板机的运用等等,凡是用到电子信息技术的都是企业信息化的一部分。

  第二层是企业数据的自动化、信息化。用电子信息技术对生产、销售、财务等数据进行处理,这是最基础的、大量的数据信息化过程。 第三层是更高层次的辅助管理、辅助决策系统,Intranet、Extranet、制造资源规划(MRPII)、计算机集成制造系统(CIMS)、办公自动化(OA)等都是用来辅助管理、辅助决策的,这是更高层次的信息化。

  三、我国中小企业信息化的现状与问题

  (一)中小企业信息化的现状

  (二)中小企业信息化问题

  1.对于信息化中小企业关注的几个问题

  在当今的信息化浪潮中,中小企业在进行信息化过程中正逐渐地恢复理性,开始认真对待信息化问题。中小企业关注的问题主要有以下几个方面:

  (1)信息化能够给企业带来什么。通常中小企业资金缺乏,在信息化项目建设时,这些企业更加考虑成本收益分析,即通过信息化企业能够得到什么,是不是合算。中小企业不愿意承担由信息化带来的沉没成本,通常它们想通过信息化降低成本,增强竞争能力,而不是降低利润来获得业务流程的优化。据AMT调查,中小企业目前最关心问题为:能否解决企业实际问题,实现预期收益(占总投票人数的74.14%)。

  (2)信息化是否会削弱企业的战略规划。中小企业非常关心企业战略与信息化战略是否一致的问题,一旦信息化的战略目标与企业发展战略不想一致时,企业将付出沉重的代价。通常这些企业是在其发展比较完善时,才开始考虑信息化的问题,并且需要方案提供商与咨询顾问的协助规划。

  (3)信息化能否解决实际的管理问题。通常这些企业都存在或多或少的管理问题,管理存在的问题哪些可以通过实施信息化解决,哪些可以实施以后进行战略调整管理解决。如何更充分地运用信息化手段解决企业普遍的存在的问题。信息化解决方案的功能是否齐全,是否能够解决企业某些具体的问题。

  (4)信息化能否带来持久的竞争优势。对于中小企业,信息技术的利用可能带来企业持续的竞争优势,但也不是只要进行了信息化,就可能带来竞争优势。信息化只是企业获得长足发展的必备的工具。信息化并不能防止竞争趋同。

  (5)如何更好地看待信息化中的计划控制。如何处理集中控制与分权激励的矛盾,是强调过程透明还是结果透明,如何加强预算控制,财务管理模块如何解决结算、融资、考核、资金调度、事前控制、对外报表等自动处理问题,如何解决对于储备过高,物资沉淀严重,途中占用,作业不规范等具体问题。

  (6)信息化过程中政府干预行为。通常这些企业必须通过政府提供一定的资金支持与基础设施的支撑才能实施信息化,这就增加了政府对企业的监管干涉力度,可能导致企业不得不在政府的要求下实施信息化,甚至实施信息化的目的不是符合企业的需求,而是来自政府的压力。

  2.中小企业信息化存在的问题

  (1)中小内部存在的问题

  通常企业资源问题是制约中小企业信息化的主要瓶颈之一。根据研究与实践分析表明,主要以下几点问题:

  ①对自身管理上存在的问题缺乏研究。

  ②对自身信息化的基础问题。

  ③信息化目标不明确,对是否搞信息化持观望态度,不了解管理上的问题正严重制约企业的发展,不了解信息化能够解决的正是管理上的问题,不了解过去的优势正在消失。

  ④理解有偏差。主要表现在中小企业对信息化概念认识不清,对信息化认识过于简单化,对信息化项目的实施抱以过高的期望,把信息化等同于技术改造,如让技术部门主持信息化,选型中盲目追求软件的高档次和高功能,没有意识到行业性限制,对实施信息化存在不切合实际的想法,比如认为信息化可以解决一切问题,信息系统可以代替企业家和管理人员等等。

  ⑤组织人员的阻碍。

  ⑥资金短缺问题。

  ⑦人才缺乏与人才流动大的问题。中小企业信息化常常缺乏高水平的系统管理与网络管理人才,中小企业也常常面临人才外流问题的困扰。

  ⑧经营管理的问题。

  ⑨信息交流不畅。

  ⑩缺乏信息化评估体系,投资不平衡,机构不合理。

  (2)信息化解决方案提供商方面存在的问题。

  IT方案提供商如何在企业信息化这个问题上正确引导和帮助企业理顺内部管理和生产流程,使企业真正意识到信息化能带来怎样的好处,这是企业实现信息化的一个前提条件。有一些IT方案提供商品只是把自己的产品的优势和功能摆在企业面前,单纯地去推荐自己的产品,以产品卖出为目的,他们看重的只是自身产品的市场占有率及同行业之间的竞争,而不是实实在在从企业利益的角度出发,真正帮助企业改进生产管理上的缺陷,使自己的产品能与企业的生产特点相符合,起到帮助企业提高生产效率的目的,这也给中小企业信息化埋下了失败的伏笔。所以IT方案提供商应该改变服务意识,真正做到以企业为中心,而不是以自身的产品为中心。IT方案提供商实际上对于中小企业信息化的实施起到指导与辅助的作用。一个好的IT方案提供商可以优化中小企业的工作流程,帮助他们更好的理解信息化的内涵与实施信息化战略。

  目前IT方案提供商存在的问题众多,表现在ERP软件应用的失败案例纷纷曝光,例如继北京三露厂ERP软件在《21世纪经济报道》上曝光后,哈尔滨制药厂等失败案例也纷纷遭到曝光。IT方案提供商对中小企业信息化的影响主要表现为:除了功能转移外,是否还能够提供能力转移,提高使用者掌握运用解决方案的能力;能否提供标准化的服务;提供的信息化解决方案是否适合于企业的发展战略;是否提供长期的合作以加强双方的反馈沟通等。

  (3)政府与银行方面存在的问题。

  政府与银行在中小企业的发展与信息化进程中起着关键性的作用。目前政府与银行提供的发展环境还有不利于中小企业信息化的方面。其主要表现在以下几点:

  ① 缺乏完善的针对中小企业信息化建设相关的法律法规政策;

  ②缺乏鼓励中小企业信息化建设的财政、金融、税收等方面的优惠政策;

  ③信息化基础设施建设投入不足;

  ④ 缺乏有效的信息化技术标准与规范的制定、资信评估和项目评估机构;

  ⑤没有提供很好的融资支持环境与制度环境如缺少中小企业银行、中小企业基金、创业板市场以及票据业务与同业拆借等发展的机制;

  ⑥ 银行在提供贷款方面缺少积极性;

  ⑦银行内部缺少向中小企业贷款的激励机制;

  从以上三个方面分析可以看出中小企业的信息化问题是牵涉到多方的一个系统工程。因而中小企业信息化应从系统论的观点看待这些问题,这些问题不可能在同一个中小企业上同时出现,但就某一方面的问题一旦出现将可能导致中小企业信息化建设的失败,甚至导致中小企业的破产。因此中小企业要慎重考虑自身信息化的问题,做好前期分析工作,找出问题并有效解决它们,把其视为一个长期发展的战略规划。

  四、中小企业实施信息化的对策与建议

  (一)中小企业信息化策略

  1. 选取IT外包服务

  IT外包服务实际上对于中小企业信息化的实施起到指导与辅助的作用。一个好的IT方案提供商可以优化中小企业的工作流程,帮助他们更好的理解信息化的内涵与实施信息化战略。

  2.选取适合企业的通用管理软件

  应用服务提供商ASP(Application Service Provider)模式就是集中为企业搭建信息化所需要的所有网络基础设施及软件、硬件运行平台,负责所有前期的实施、后期的维护等一系列服务,使企业无需购买软硬件、建设机房、招聘IT人员,只需前期支付一次性的项目实施费和定期的ASP服务费,即可通过互联网享用信息系统。

  3.从大处规划,从小处实施,重点突破

  中小企业具有数量大、规模小、行业和地域分布广、经营状况参差不齐等特点,因此在中小企业推进信息化建设时,要采取“整体规划,分步实施”的策略,具体的操作可本着减少成本、增加利润、扁平渠道、提高效率的思路,从财务管理信息化入手,逐步建立基于互联网的办公自动化系统、企业资源共享系统、客户关系管理系统、企业资源管理系统和网络营销系统与电子商务。

  (二)中小企业信息化的建议

  1.利用内部网络实现办公管理自动化

  中小企业信息化的现状及存在的问题,就需要企业很好的实施自己企业的内部网络来很好的实现办公管理自动化使人们能够高效率地进行信息处理、传输和利用。办公自动化技术的发展将使办公活动向着数字化的方向发展,最 终将实现无纸化办公。

  2.从最基本的管理系统开始

  中小企业虽不是什么大型的企业,但是也有自己的管理系统来对企业进行管理, 管理要从最基本的开始,逐渐形成管理系统的规模和形式。

  3. 设立企业网站,探索电子商务

  中小企业实施信息化,要让外界知道自己的企业就要建立企业自己的网站,企业通过自己的网站可以主动发布信息,这是企业网站主动性的一面,但是发布在网站上的信息不会自动传递给用户,只能“被动地”等待用户自己来获取信息,这又表现出企业网站具有被动性的一面。有了网站就能很好利用网站而探索电子商务。

  五、结束语

  中小企业的信息化建设是一个渐进动态的增效过程,并不一定要企业组织重组与大的管理变革。然而现在许多中小企业存在的认识不足,常常使他们易于陷入被动的状态,致使信息化并不符合企业的现实需求。面对众多厂商的各种不同的诱惑,特别是良莠不齐的管理软件产品,中小企业必须透过价格、概念、质保炒作的烟幕,认真对待自己信息化进程中存在的问题与陷阱,努力去把握住自己的信息化方向,在信息化的道路上谨慎前行。文中提出的中小企业信息化的问题可能并不全部在某个中小企业上体现出来,但是认识到这一点,中国的中小企业信息化进程将会大大向前迈出一步。永远不要忽略中小企业自身的创造性与模仿性,典型的成功,可以带动许多中小企业信息化的成功。本文提出的策略与方法向中小企业成功实施信息化策略提供了一种新的思路与视角。真诚希望中国的中小企业在借鉴与吸收国内外中小企业信息化实施的经验与教训基础之上,能够做得更好,并且有益于中国工业化的发展进程。

(中国中小企业信息化现状 玉林中小企业信息化现状 玉林中小企业网站建设需求分析 玉林中小企业网站建设情况)

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